La gestion des factures est une tâche essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. La tenue d’une comptabilité saine et le suivi régulier des créances sont en effet au cœur de la pérennité de l’activité. Face à cette réalité, il peut être tentant de se tourner vers les multiples solutions logicielles disponibles sur le marché. Comment bien choisir son outil de facturation ? Quels avantages peut-on attendre d’un logiciel ? Cet article vous répondra sans utiliser les expressions communes telles que « important » ou « possible ».
Les fonctionnalités clés proposées par les logiciels pour vos factures
Un bon logiciel pour vos factures permet de couvrir une large gamme de fonctions indispensables à la gestion des finances de votre entreprise :
Edition de factures personnalisées
Élément incontournable, le logiciel doit offrir la possibilité de ***créer des factures avec votre logo***, ainsi que de personnaliser leur mise en page (alignements, polices, couleurs, etc.). Ceci contribuant à renforcer l’image professionnelle de votre entreprise auprès de vos clients.
Suivi des factures et rapports financiers
Il doit également faciliter le suivi général de toutes vos factures : celles qui ont été réglées, restent impayées ou en retard. De plus, pouvoir générer ***rapidement des rapports comptables synthétiques*** permettant de connaître la situation financière de l’entreprise, comme le chiffre d’affaires ou les créances en souffrance.
Gestion automatisée des taxes
Un logiciel performant doit être capable de calculer automatiquement les taxes liées à chaque facture, en prenant en compte les règles fiscales propres à chaque pays, gage de sécurité et accompagnement optimal de votre activité internationale.
Intégration avec d’autres outils de gestion
Enfin, il est tout aussi intéressant que votre solution de facturation puisse ***s’intégrer à d’autres applications*** utiles à la gestion globale de votre entreprise : comptabilité, suivi du temps et des projets, CRM (gestion de la relation client), etc. Cela facilitera grandement la coordination des différents services et flux d’information au sein de l’organisation.
Prendre en compte vos besoins spécifiques et votre budget
Au-delà de ces fonctionnalités essentielles, il convient également de considérer les particularités de votre secteur d’activité et les contraintes propres à votre entreprise pour s’assurer de sélectionner un logiciel adéquat :
Les exigences réglementaires
Votre activité est-elle soumise à des obligations légales spécifiques en matière de facturation ? Certaines professions ont, en effet, des exigences particulières quant à la forme et au contenu de leurs factures (numéros d’identification professionnelle, mentions obligatoires…). Il sera alors primordial de vous assurer que votre futur logiciel respecte celles-ci.
La taille et la complexité de votre entreprise
Si votre entreprise est petite, avec un besoin limité en fonctionnalités, une solution légère et abordable financièrement pourra être suffisante. A l’inverse, si elle vise à se développer – ou a déjà atteint une certaine taille – il convient de choisir un logiciel plus élaboré, capable de s’adapter à des besoins croissants (multi-devises, multi-utilisateurs…).
Les coûts liés au logiciel
Dernier point d’attention, les frais engendrés par l’utilisation du logiciel doivent être analysés afin de vous assurer qu’ils correspondent à vos possibilités financières. Ceux-ci peuvent prendre différentes formes : abonnement mensuel ou annuel, prix fixe unique, frais supplémentaires pour des fonctionnalités avancées, etc. Il ne faut pas négliger non plus les coûts cachés tels que les frais de formation sur le logiciel ou les renouvellements de licences.
Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation bien choisi ?
En définitive, choisir consciencieusement son logiciel peut générer de nombreux bénéfices pour votre entreprise :
– ***Gagner en productivité***
Limiter les saisies manuelles et simplifier les procédures permet de réduire considérablement le temps passé à la gestion des factures. Les collaborateurs dédiés à cette activité pourront ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
– ***Eviter les erreurs et réussir ses audits***
Un logiciel bien conçu assurera la conformité réglementaire, minimisera les erreurs de saisie et garantira un archivage sécurisé des données ; autant d’éléments qui vous aideront à être serein quant au respect des normes exigées par vos obligations légales et/ou fiscales.
– ***Améliorer sa relation client***
L’accès direct et rapide aux données liées à chaque facture permettra une meilleure fluidité dans les échanges avec vos clients (traitement des litiges, délais de paiements…). De plus, proposer des factures claires et professionnelles renforcera votre crédibilité auprès de ces derniers.
Chacune de ces raisons donne véritablement du sens à opter pour un logiciel adapté. C’est pourquoi il est essentiel de réaliser en amont un travail d’identification des besoins propres à son activité et de prendre le temps de comparer les différentes offres disponibles sur le marché, afin de faire le choix le mieux ajusté à ses attentes.
